益年养老 | 养老机构开业筹备工作指南

众所周知，养老机构开业前的准备工作非常繁杂，要想实现完美的开业运营，必须处理好正式开业前千头万绪的工作。那么从哪些方面来理头绪？应该关注哪些重点工作？今天，为大家献上3张表格和7大注意事项，需要说明的是，这几张表格和所列的注意事项未必全部符合您养老机构的实际情况，仅供参考。

开业筹备工作7大注意事项

一、土建及工程设备重点关注哪些问题

①检查防水处理是否严实、天面管道井与消防管连通接口是否有问题，伸缩缝隔音处理是否完成，卫生间防水处理是否严密，水渍净化处理系统是否符合客房和餐饮部客用；

②电量测算是否够负荷、发电机变压器及高低压配电房安装及防鼠、防水、防潮是否存在问题；

③中央空调系统的机房和水塔节能问题；

④电梯开关位和盘机位是否操作方便，高层建筑不能长期占用电梯，是否需要配备圆筒布草槽；

⑤消防管道是否渗漏，监控设备是否清晰，报警系统可否复位，烟感灵敏度不可太高，喷淋嘴是否被施工损坏，水带、水枪、灭火器及箱标记是否明确。消防试水建议在没铺地毯没贴墙纸没进家私之前进行，走火通道的防火门及隔离墙是否灵活，指示牌箭头及灯的插座位是否按标准安装；

⑥灯光音响系统调试后是否做好防尘措施，地下电缆、电脑系统（点歌点菜系统、客房软件系统、财务管理系统、考勤系统）、交换机、广播系统、会议系统、有线电视线路、手机信号测试、电话线路、宽带网络与超长放大器、内网连通是否正常；

⑦地下油库、管道煤气、热水锅炉房、电房安装后，是否已经确定安全措施和巡查制度……泳池设备设施和水循环系统及清洁池是否能正常使用；

⑧不要忽略对养老院假山、园林、浮雕、喷泉、仿真花木、停车场车库系统、水族观赏设备的保护,特别是有台风的地区，园林树木在没生根前，绝对不能只为了美观而提前撤掉支架；不要遗忘给员工配备娱乐设施，如网球场、台球设备、羽毛球设备、篮球场、上网场地等。上网是目前员工的需求，养老院配备“员工电子阅览室”，可以减少员工外出上网存在的不确定安全隐患；

⑨户外大型宣传广告及公路路牌，必须在养老院正式确立试业日期后再面市，因为养老院筹备开张日期一般都会因为工程问题一拖再拖，决不能给外界造成说话不算数的印象；

⑩安排养老院内部星评小组成员之一人，在筹备期间对照《饭店星级申请报告》进行逐项检查，填写养老院建筑结构和设计施工单位及设施设备来源等，并逐项检查配套设施是否符合要求，比如洗手间(厕纸架、浴缸扶手、烘干机插座、毛巾架、浴帘、挂式电话、地漏渗水)、残疾人洗手间〈扶手架、推车斜坡〉、在残疾人房测试推车用的洗手间可否转弯），很多养老院在施工时，大堂门口都忘记留残疾人通道，直到星评前才切开大理石重做，先不谈浪费的问题，这是严重缺乏服务意识问题。

二、如何加强对成品安全保护

养老院筹备期间，加强对成品的保护，显得十分重要，许多墙纸和门，在搬运家私过程中遭到碰坏，比如养老院的大理石和地毯铺好后，许多工程收口问题还没结束，大量施工人员和开荒员工及搬运家私的队伍都必须从上面踩过，晴天大量的泥沙和雨天大量的污泥，都随着脚进入到养老院内，还有部分玻璃和大理石台面及瓷器，遭致人为破坏，如果开荒期间不加强成品的安全保护，养老院将损失非常严重。

1.凡是大理石必须全部用纸皮或其他可保护的物品盖住，走道入口处必须放地毯头，预防泥沙进入地毯区，地毯上必须铺上薄膜，行人进入楼层，必须穿养老院准备好的拖鞋或者用胶口袋套住脚；

2.凡是家私、电脑、电视、床等包装及设备，没到安装的时候，决不可以开封，就算安装好后，也要用薄膜盖好，加以保护；

3.开荒搬运必须小心，预防对走道和门造成损坏，一律按编号对号入座。一般情况下，生产设备的厂家原来到养老院量尺寸，是按设计师的图纸来量的，所以他们是按图纸来编各部门房号的，而养老院在筹备过程中，各部门房号是根据经营来取名定做的，房号尾数没有4和7，所以实际房号与设计师的施工图纸是不同的，而员工熟悉的也是我们的新图纸.

所以，在进家私前，必须把设计师的图纸编号抄到养老院运作新图纸上来，便于搬沙发、茶几、床等，能够对号入座。如果合同上规定是厂家自己搬运，这会给我们减少很多麻烦。

4.加强对养老院钥匙的保管，养老院办公室和各工作间及各通道门的钥匙，施工单位完成施工后，必须统一由保安部造册保管，借出送还必须履行交接手续，以免筹备期间钥匙流失或遗失。

三、如何列采购物品清单

物品采购清单，分两部分走，一部分是开荒物品，要先到货；另一部分是经营配套物品，根据筹备进展到货。物品采购，必须遵循三大原则：

第一，可买可不买的，一律不买。客房可以按照《星级酒店客房用品质量与配备要求》进行。

第二，不积压现金，质量要有保证。过多地采购物品，积压到仓库，就是等于积压现金，这是违背管理宗旨的；对于质量，养老院决不能因为贪便宜，损坏后再重复采购，让投资人浪费更多的资金，这是不负责任的行为。

第三，到货日期合理。这要跟施工单位保持密切联系，只有等墙纸和地毯及大理石完工后，才能进家私设备，否则，家私来了后，没地方放，多搬动则损坏更严重。

四、如何实现表格单据设计及印刷品的合理性

表格和单据，在养老院管理过程中比较重要，这是养老院运作重要依据。但是，养老院管理越来越智能化，所以，单据和表格在设计和印刷方面，必须遵循三项原则。

1.简单明了为主

我们发现很多管理人员，喜欢把简单的事情复杂化。把单据和表格搞得很复杂，事实上有很多格子，永远都没人填，也根本用不着填，这样的表格不但浪费纸张，而且导致填表人看半天，严重影响工作效率；

2.可用可不用则不用

经营管理，以经营为主，把大量的时间经历花在营销上，采取一切手段拉客源，节约成本，开创效益，这是我们经营的目的，表格则是记录这个过程。所以，表格和单据，可用可不用的，可以不用，这样可以减少许多复杂的无用功。

3.保证够用就行

有许多人认为，我印刷的这些东西都是长期要用的，一次性多印刷些可节约成本，以后也好用。但是事实确是，很多家养老院仓库都积压有许多表格和单据，有的用量很少，也有许多是长期作废不用的，你不信马上检查一下你的仓库，一定存在这种现象。

问责任吗？可以，但是当事人不在了；就算有人在，回答也很简单：改版了。其实，现在印刷厂竞争几乎白热化，有什么价格做不到的呢？

五、怎样落实物品到位情况

物品到位必须注意三个问题，首先是货不对版问题，其二是延误问题，第三是数量不准的问题。

我们下完《物品采购清单》后，有的物品是需要打版的，有的是不需要打版的，在实际订货过程中，有可能存在说话人过多而供应商给错货的可能，也有可能供应商自己把货搞错了，更有甚者是供应商自作主张想蒙混过关问题，还有供应商抓住合同“货到付款”的规定，要求养老院仓库验收员先把拉来的几车客床在车上点完数，签完字付完款后才给卸车，这些都是经验

每一个可能出现的问题，都会影响到养老院的筹备进度，因此，时时追踪物品到位情况，保证给我方留点时间，显得非常重要，只有物品摸在手上，摆到现场后，才能算数，筹备过程中什么样的变数都有可能发生，谨慎稳重果断是筹备的有效手段。

这里忘了一个问题，执行人的问题，这么多物品，不可能全部由总办来跟，所以，验收基本上是交给养老院的仓库来实现。总办审核修改了各部门的《物品采购清单》后，然后开始审核样板和价格。

当合同签署后，总办就把到货日期和联系方式给部门跟进，总办开始忙其他筹备工作，部门下单人和养老院仓库，要开始关注物品在规定的时间内的到货情况。如果出现货不对版、数量差错、需要补货等情况，则总办立即跟进。

六、怎样办理证照

说实话，养老院开业需要办理的证照很多，目前最基本的证照就不少于10项，而且国家对养老院的管理越来越规范，以后可能还更多，如果等到把全部证件办下来才开业，不知道要等多久。所以，养老院办理证照肯定是有窍门的，首先我们来分析一下养老院需要办理哪些证照：

①消防审批证、②环保审批证、③工商登记证、④税务登记证、⑤卫生许可证、⑥文化项目经营许可证（歌舞厅）、⑦特种行业经营审批证、⑧企业代码证、⑨银行开户、⑩卫星电视转播；

还有物价审核、工资核定等，从业人员要有健康证、旅游局行业管理登记证等等……涉及的部门有:消防、环保、卫生、工商、公安、治安、税务、技术监督局、银行、城管、劳动部门（用工、工资审核）、文广新（文化广播新闻局）等等。

当然，这些部门你可以不去找他，但他一定会来找你，当他来找你的时候，问题可就来了。比如消防，必须改造，整改是唯一选项，没有哪个领导愿意为了你的批文把自己的饭碗丢掉。

其实，养老院办理证照的诀窍就是：主动出击，施工阶段想办法请他们先参与，请他们审图纸给建议，让他们告诉我们怎么做。

七、养老院试营业必做哪些功课

养老院开业前一周，是最忙、最容易出现问题的时候，很多问题都会显露出来，为了预防打乱仗、扯皮和其他突发事件的发生，确保养老院的顺利试业，必须采取以下措施：

连夜讨论养老院各部门《应急方案》要求采用问答式“出现问题怎么办？”；

规定各部门管理人员忍字当头不要因急躁而过多指责下属；

审核《养老院开业庆典程序》及落实嘉宾名单；

落实酒会出品及宴会菜式；

检查各营业部门物品摆放标准预防无用功返工；

检查各营业位置的配套设施设备与实际运作是否有相抵触；

落实可能遗忘的外围垃圾收购及处理等问题；

检查各营业部门学习并熟悉电箱开关操作的落实情况；

检查使用电脑操作的营业部门是否备有手工应急表格；

开始冲洗停车场并清扫后台区域及其它公共区域；

发放员工制服检查特码服装到位情况；

召开全养老院试业前《员工总动员誓师大会》；

实地演习开始全面进入模拟营业状态；

全面检查并总结营业状态存在的问题；

宣布工作重点转移到养老院正常营业时间；

分发开业当日《各部人员任务分配一览表》；

试业前一日模拟彩排庆典现场；

养老院当日庆典后正式营业。

养老机构的筹备，不是盖房、招人、买东西这么简单，而是要让一个固体的庞然大物活起来，让大楼里面活动的小社会繁荣起来，出现欣欣向荣的景象，给社会创造出更多的价值。